Contadores e escrit\u00f3rios de contabilidade lidam com dados pessoais e sens\u00edveis. Sendo assim, devem se enquadrar a LGPD (lei geral de prote\u00e7\u00e3o de dados pessoais<\/a>).<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 grandes chances dos contadores serem a linha de frente de toda essa mudan\u00e7a. E encorajarem seus clientes a fazerem o mesmo em raz\u00e3o do compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es. Vale tamb\u00e9m um olhar especial aos terceirizados, o seu software por exemplo. Pelo mesmo motivo.<\/p>\n\n\n\n A propriedade da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 da pessoa. Se falarmos do Departamento Pessoal, do Cont\u00e1bil e do de Contratos: s\u00f3 informa\u00e7\u00f5es pessoais. O Fiscal ter\u00e1 dados de clientes caso a empresa venda para pessoa f\u00edsica.<\/p>\n\n\n\n A maioria das empresas cont\u00e1beis sempre cuidou dos dados. A diferen\u00e7a agora \u00e9 que h\u00e1 uma lei e uma ag\u00eancia que fiscaliza isso. Se pudesse nomear um in\u00edcio da LGPD, seria pelos arquivos internos. Avaliar o arquivo, por maior que seja. Sendo f\u00edsico ou digital.<\/p>\n\n\n\n E falaria em nuvem. Armazenar os dados na nuvem. Se livrando assim do servidor que pode ter algum problema. Pode ser invadido. E garantindo maior n\u00edvel de seguran\u00e7a do armazenamento das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Ser\u00e1 que h\u00e1 documentos desnecess\u00e1rios em seu arquivo? Na medida do poss\u00edvel, entregue esses documentos ao seu cliente. Se tiver dados in\u00fateis, exclua. Usando uma picotadora ou delete em caso de ser digital.<\/p>\n\n\n\n Outra pr\u00e1tica comum: s\u00e3o os famosos rascunhos. Apesar de toda a era digital atual, ainda guardamos documentos impressos. Depois, em dado momento, reunimos v\u00e1rios e levamos para a casa, para reutilizar.<\/p>\n\n\n\n A partir de agora, esse rascunho dever\u00e1 ser filtrado. Tudo que contenha dado pessoal, precisa ser descartado corretamente. Usando a picotadora. Para que nenhum dado seja violado. <\/p>\n\n\n\n Ter uma pessoa junto ao contador ou escrit\u00f3rio de contabilidade para ser o DPO. Pode ser algu\u00e9m da equipe treinado para esse fim. Ou uma pessoa terceirizada. Esse \u00e9 o artigo 41 da lei. A pessoa ser\u00e1 o contato direto da ANPD.<\/p>\n\n\n\n Cada documento deve ser revisto tamb\u00e9m. Por exemplo: balancete n\u00e3o esbarra na LGPD. J\u00e1 o curr\u00edculo em cima de alguma mesa, sim. Por ter dados pessoais.<\/p>\n\n\n\n O banco de dados deve ser revisto tamb\u00e9m. Onde tenha um dado que possa identificar os clientes e funcion\u00e1rios, a empresa tem que garantir seguran\u00e7a dos dados.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 necess\u00e1rio criar um contrato detalhado. Com acordo de sigilo de informa\u00e7\u00f5es. Empresas de contabilidade lidam com muita documenta\u00e7\u00e3o. Cl\u00e1usulas de sigilo e de responsabilidade tamb\u00e9m. Contabilidades e demais prestadoras de servi\u00e7o devem se ater a esse contrato.<\/p>\n\n\n\n Contadores e escrit\u00f3rios de contabilidade tamb\u00e9m dever\u00e3o dar devida aten\u00e7\u00e3o aos dados sens\u00edveis. Eles s\u00e3o aqueles que acabam gerando distin\u00e7\u00e3o ou preconceito. Exemplos: religi\u00e3o, op\u00e7\u00e3o sexual, origem \u00e9tnica, dados gen\u00e9ticos, biom\u00e9tricos, de sa\u00fade.<\/p>\n\n\n\n A lei se aplica aos dados de funcion\u00e1rios dos contadores e escrit\u00f3rios de contabilidade. E dos clientes devido ao compartilhamento de dados. Assim, forma-se uma rede onde todos devem se adequar \u00e0 lei. Se tem uma lei, \u00e9 melhor se adequar.<\/p>\n\n\n\n Balancete, por exemplo, n\u00e3o enquadra nas exig\u00eancias da LGPD. J\u00e1 a ficha que um candidato preenche, para uma vaga de emprego, sim. Por ter dados pessoais ali, muitas vezes at\u00e9 dados sens\u00edveis. Em cada dado a ser coletado, precisa ter um documento de consentimento nominando a necessidade dele. E validando o uso e armazenamento.<\/p>\n\n\n\n Os XML de notas fiscais vendidas para pessoa f\u00edsica: enquadram na LGPD. S\u00f3 que os XML de notas vendidas a pessoa jur\u00eddica, n\u00e3o. E os que est\u00e3o dentro da lei, precisam ser armazenados pelo tempo de vig\u00eancia exigido. De forma que outros setores que n\u00e3o s\u00e3o o fiscal, tenham acesso.<\/p>\n\n\n\n Algumas contabilidades acabam deixando o IR para os \u00faltimos dias. A LGPD n\u00e3o \u00e9 uma obrigatoriedade com data para entregar. Ela precisa ser implementada e continuada. Se tornar rotina, com uma pessoa designada para esse fim.<\/p>\n\n\n\n Essa pessoa ser\u00e1 a \u201cchata\u201d da equipe. Que a todo tempo estar\u00e1 questionando os motivos. Buscando saber quais documentos s\u00e3o armazenados e o motivo. Verificando documenta\u00e7\u00e3o. Mas tamb\u00e9m, ser\u00e1 quem responder\u00e1 pela empresa \u00e0 ANPD em caso de fiscaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Essa pessoa \u00e9 mais conhecida aqui no Brasil como DPO. Para receber as solicita\u00e7\u00f5es dos clientes. E ser o contado da ANPD – Ag\u00eancia fiscalizadora e reguladora da lei. Ser\u00e1 a pessoa respons\u00e1vel em mudar essa cultura na empresa. Ter\u00e1 que garantir que as aplica\u00e7\u00f5es da lei sejam cumpridas. Pode ser uma empresa terceirizada tamb\u00e9m.<\/p>\n\n\n\n Essa pessoa vai ajudar no mapeamento de riscos. Definir por onde come\u00e7ar. Ir\u00e1 auxiliar no plano de mitiga\u00e7\u00e3o. Vendo onde h\u00e1 riscos e montar o relat\u00f3rio de prote\u00e7\u00e3o. Um dos pilares da implementa\u00e7\u00e3o, \u00e9 essa tarefa.<\/p>\n\n\n\n Verificar as portas dos computadores. Solicitar que o firewall<\/em> por exemplo, seja ativado. E cuidar para que todos os procedimentos sejam efetivados. Visando o cumprimento de cada artigo da lei.<\/p>\n\n\n\n O pr\u00f3ximo passo \u00e9: o treinamento da equipe. O seu grupo de colaboradores, tem que entender a import\u00e2ncia da reorganiza\u00e7\u00e3o do arquivo. Bem como a manuten\u00e7\u00e3o da lei implementada. E da import\u00e2ncia da continuidade de tudo que foi levantado e efetivado. <\/p>\n\n\n\n Dessa forma, v\u00e3o aceitar e acatar a necessidade de separar os documentos. De cada setor acessar o que precisa. A impressora pode ser foco disseminador de informa\u00e7\u00f5es alheias. Algumas contabilidades t\u00eam o recurso de biometria, qr code<\/a> ou crach\u00e1. Assim garantem que s\u00f3 a pessoa interessada vai pegar a impress\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n E caso algum colaborador \u201cvaze\u201d algum dado propositalmente, tenha como mostrar que voc\u00ea tomou as medidas. As cab\u00edveis para que isso n\u00e3o acontecesse. A ANPD ir\u00e1 avaliar as suas a\u00e7\u00f5es e aplicar as san\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Tenha como provar que est\u00e1 fazendo tudo certo. Que a sua inten\u00e7\u00e3o era de que nenhum dado fosse vazado. Certifique-se de ter algo para mostrar em caso de falha. A multa \u00e9 menor se voc\u00ea cumprir as normas. Caso n\u00e3o fa\u00e7a nada e ocorra uma fiscaliza\u00e7\u00e3o, a\u00ed a defesa fica complicada.<\/p>\n\n\n\nImport\u00e2ncia de armazenar documentos<\/h2>\n\n\n\n
Seguran\u00e7a na documenta\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n
Precisa provar e comprovar a aplica\u00e7\u00e3o da LGPD com documentos<\/h2>\n\n\n\n