Exigir que o seu contador aplique a LGPD e demonstre isso de forma fidedigna envolve várias etapas e requer uma abordagem colaborativa e transparente por parte do prestador do serviço. Aqui estão algumas sugestões:
- Comunicação clara: Explique ao seu contador a importância da LGPD e que você espera que eles estejam em total conformidade. Peça que eles detalhem as medidas que estão tomando para garantir a conformidade.
- Solicite um plano de ação: Peça ao contador para elaborar um plano de ação detalhado, mostrando como ele pretende se adequar à LGPD. Este plano deve incluir como os dados são coletados, armazenados, protegidos e, se necessário, excluídos.
- Peça para ver a Política de Privacidade: Todo escritório de contabilidade deve ter uma Política de Privacidade em vigor que esteja em conformidade com a LGPD. Essa política deve detalhar como os dados do cliente são manuseados.
- Solicite relatórios regulares: Uma maneira eficaz de garantir a conformidade contínua é pedir relatórios regulares sobre as práticas de gerenciamento de dados. Os relatórios devem incluir informações sobre:
- Incidentes de Segurança: As empresas devem monitorar ativamente qualquer violação de dados ou incidentes de segurança. Um relatório deve destacar qualquer incidente ocorrido, as medidas tomadas em resposta e ações futuras para evitar recorrências. A LGPD exige notificação de violações de dados, portanto, é vital manter um registro preciso.
- Mudanças na Política de Privacidade: Qualquer alteração na política de privacidade deve ser comunicada aos clientes e registrada (de preferência com assinatura digital, para confirmação da data e horário). O relatório deve mencionar as atualizações na política, as razões para as mudanças e como elas afetam a proteção dos dados do cliente.
- Atualizações nas Práticas de Gerenciamento de Dados: A tecnologia e as melhores práticas de gerenciamento de dados pessoais estão em constante evolução. O relatório deve destacar quaisquer mudanças ou melhorias feitas nos procedimentos de gerenciamento de dados, desde o treinamento da equipe até a atualização dos sistemas de segurança. Os relatórios também podem servir como uma ferramenta para a revisão e melhoria contínua, ajudando a identificar áreas de risco ou potenciais lacunas na conformidade. Essa transparência não apenas assegura que o contador está atuando de acordo com a LGPD, mas também demonstra seu compromisso em proteger os dados que lhe foram confiados.
- Contrate um auditor externo para avaliação dos terceiros que prestam serviços para o seu negócio: Para ter certeza de que o contador (ou qualquer outro profissional) está aplicando a LGPD corretamente, você pode considerar a contratação de um auditor externo ou consultor jurídico especializado em LGPD. Eles podem revisar as práticas do prestador de serviços e fornecer um relatório detalhado sobre o nível de conformidade.
- Verifique a formação e o treinamento: Certifique-se de que o contador e a equipe dele têm treinamento adequado em LGPD. Eles devem estar atualizados (e ter a certificação do curso feito como documento comprobatório) sobre as exigências da lei e as melhores práticas para a proteção de dados.
Lembre-se, a conformidade com a LGPD é uma responsabilidade contínua, não um evento único. É essencial garantir que o seu contador esteja constantemente atualizado e se adaptando às mudanças na lei e nas práticas de gerenciamento de dados.